En kort definition av kundportal är en webbplats där leverantör och kund samverkar och utbyter information med varandra. Den bidrar till att stärka kundrelationen och ger en transparent, säker och entydig yta för informationsutbyte.

”Informationsutbyte” är ett stort och vitt område. Informationen kan förekomma i många olika format till exempel text, ljud och bild. Vidare kan ett informationsformat, exempelvis text, utbytas och kommuniceras på olika sätt. Samma text (information) kan vara innehållet i en Word-fil, ett webbformulär eller ett e-postmeddelande för att nämna några exempel. Man skulle kunna säga att det finns olika informationsparadigm som leverantörer av kundportaler tillämpar på olika sätt beroende på syfte och mål med lösningen.

De orsaker som listas här till varför det finns goda skäl att använda en kundportal skall förstås utifrån ett filcentriskt informationsparadigm, det vill säga där information i huvudsak skapas, lagras och utbyts via filer.

Nyttan kan beskrivas med:

Tillgänglighet

Kunden är idag van vid en hög tillgänglighet på information. Förväntan finns att det går att nå eller lämna information dygnet runt 24/7 vid en tidpunkt som passar kunden. Kunden förväntar sig också att kunna göra detta från valfri plats där det finns nätförbindelse. 

Trygghet

Vetskapen om att även om datorn går sönder eller blir stulen så finns mina viktiga dokument kvar i kundportalen, bygger trygghet och minskar oron. Det samma gäller med fysiska dokument som exempelvis viktiga avtal. Ett inbrott eller en brand behöver inte innebära att viktig information går förlorad.

Validitet

Vem har inte undrat om det är sista versionen av exempelvis offerten, avtalet eller ritningen som man har framför sig? Finns det någon som är mer aktuell kanske? Kunder har successivt vant sig att genom att logga in på kundportalen kan man alltid ta del av den senaste informationen vilket gör att man på ett tydligare sätt vågar agera på informationen.

Ökad säkerhet

Autentisering
Gör det möjligt att säkerställa vem som kommer in i kundportalen.

Behörighetskontroll
Väl inne i kundportalen ger en behörighetskontroll möjlighet at avgöra vilka delar av kundportalen som användare skall komma åt.

Krypterad trafik
När användare loggat in sker själva överföringen av filer och annan information mellan kundportalen och användaren genom krypterad trafik via SSL (Secure Sockets Layer). Detta är ett avsevärt säkrare sätt att överföra data än vanlig e-post där trafiken som regel inte är krypterad.

Krypterad lagring
Som ett extra lager av säkerhet erbjuder en del portallösningar att filerna lagras krypterat på servern. Detta innebär att om en fil trots allt skulle hamna i orätta händer så är filen oläsbar utan tillgång till dekrypteringsnyckeln.

Ger minskad administration 

En konsekvens av att såväl kund som leverantör hämtar och lämnar dokument på ett och samma ställe gör i sig att administrationen minskar. Med tydliga och överenskomna lagringsstrukturer kan medarbetarna i huvudsak fokusera på en uppdateringsväg, det vill säga den till och från portalen.

Medarbetarna behöver exempelvis inte lägga energi på att skapa egna lagringsstrukturer hos sig själva i den egna IT-miljön eller fokusera på att maila ut alla bifogade filer i mail som in sin tur fyller upp lagringsutrymme på medarbetares datorer.

Och mycket mycket mer!

Titta på www.designtech.se eller 0920-37737, eller support@designtech.se