Med tanke på storleken på och komplexiteten hos Arups projekt samarbetar firman ofta inte bara med projektpartner, utan också med globala parter och kontor världen över. Kommunikationen måste vara kristallklar för att undvika misstag. Det är avgörande för samtliga projekt, inte minst för de med större skala och storlek. Misstag från omarbetningar är vanliga på den nivån och drar ner den övergripande lönsamheten. Samma misstag kan till och med riskera säkerheten på byggarbetsplatsen. Arup är väl medvetna om vikten av kommunikation. De valde därför att samarbeta på PDF-dokumentering via en digital plattform med hjälp av Bluebeam Studio-sessioner, ett arbetsflöde i Revu som möjliggör realtidssamarbete. Russell förklarar:
– Jag tycker att Bluebeam omfattar många aspekter och riskreducering är en mycket viktig sådan. Det förbättrar teamets kommunikation eftersom vi kan göra saker och ting mycket snabbare och effektivare med Revu. Dessutom kan vi vara säkra på att samtliga ritningar har samma markeringar på samma plats och med samma kommentarer.
Att vara effektiv och konsekvent är en sak, men att kunna öppna en session för att arbeta och samarbeta från var som helst i världen är något helt annat.
– Vi hade inte en effektiv metod för att kommunicera i realtid och skicka markeringar. Allt gjordes via e-post, vilket inte alls är effektivt, berättar Ben. [Bluebeam] Studio löser alla de problemen. Någon gör markeringar i ritningar i London och de visas live på kontoret i Sydney samtidigt som vi jobbar och pratar med varandra i telefon. Det minskar förvirringen och kommunikationsmissar via e-post.
Livekommentarer bidrog till att skapa en enskild informationskälla för Arups projekt. Detta gav projektpartnerna möjlighet att snabbt bedöma granskningsförloppet.
– Det finns ett register över markeringar som gjort och åtgärder som vidtagits. Dessa verifieras av den person som genomför ändringen och såklart av de som verifierar designen och processen, så att slutprodukten är klar att levereras och har genomgått en lämplig nivå av medarbetargranskning inom teamet, säger Russell. Snabbare kommentarer och godkännanden innebär snabbare åtgärder och mer produktivitet i fältet, enligt Ben.
– Vi använder Studio för att genomföra alla våra granskningar av projekt, både inom och mellan verksamhetsområden. Vi gör det genom att använda våra anpassade tool chests i Revu och sedan registrera all QA-dokumentation med koppling till dem. Sedan kan vi ge feedback till ledarna för verksamhetsområdena och de kan agera utifrån kommentarerna och granskningarna snabbare. Att samla projektets alla parter i en digital miljö har också varit en aspekt av Studio som har påverkat Arups projektgrupper.
– Vår möjlighet att interagera med ytterligare gemensamma datamiljöer som ProjectWise har varit ett riktigt kraftfullt tillägg för oss, konstaterar Russell. ”Vi använder ProjectWise som värd för våra projekt och sedan kan vi granska dem i Bluebeam Studio och självklart interagera mellan de två. Det är en mycket viktig anslutningsfunktion som Bluebeam erbjuder och som andra PDF-program inte har.
Standardisera slutprodukter och blicka mot framtiden
I takt med att Arup har vuxit så har också deras användning av Revu för projektleverans ökat. Framgången med att arbeta digitalt har börjat påverka och standardisera det sätt Arup utför regionala arbetsflöden. ”I stället för att bara klicka på slumpmässiga knappar i verktygsfält har vi anpassade tool chests i Revu som vi nu använder för markerings- och granskningsaktiviteter”, förklarar Russell.
– Dessa tool chests växer i bredd och komplexitet dagligen och över en mängd kunskapsområden. Inte bara inom transport och resurser, utan också inom fakturering och järnvägar och hos alla som vill använder dessa verktyg. Ben antyder att han ser på företagets framtida användning av Revu för digital projektleverans ur ett större perspektiv.
– Inom vissa yrkesroller har vi redan uppnått standardisering för våra tool chests, säger han.
– Så vi skräddarsyr dem för nischade tillämpningsområden efter behov, men vi har redan en uppsättning standarder som vi försöker implementera automatiskt världen över.
Användningen av Revu och Studio har bidragit till att upprätthålla Arups höga standarder för projektleverans och har även inspirerat flera projektpartner till att utöka sin användning av teknik för leveransen av slutprodukter. ”Vi har nu använt Revu för en hel del projekt där vi jobbar med partner utanför Arup. I slutet av projekten har det visat sig att flertalet av de partnerna bestämt sig för att börja använda Revu eftersom de sett några av de fantastiska saker vi kan göra med det och att det har varit till så stor hjälp för oss. Och vi använder det på ett sätt som gör att vi kan använda alla de fantastiska verktygen och funktionerna i Bluebeam även om våra projektpartner väljer att inte själva använda det”, säger Ben. ”När du har använt det är det som att det inte finns någon ursäkt. Jag ser inte hur vi skulle kunna gå tillbaka till att arbeta på det sätt vi gjorde förut.”
Arups innovationskultur ger upphov till ett organiskt synsätt på teknik. Detta gör att företaget ligger i framkant både vad gäller projektmöjligheter och att locka till sig nya medarbetare. Det här ger medarbetarna makten. Något James sett. ”I vårt sätt att arbeta tvingar vi aldrig på människor saker. Vi har alltid erbjudit medarbetarna alla verktyg och låtit dem välja vilka de vill använda. Det fanns inget direktiv om att alla måste övergå till det här. Det handlar mer om att medarbetarna ser fördelar med att använda verktyget och vill använda det. Vi har utvecklats till den grad att vi nu arbetar aktivitetsbaserat, vilket är fantastiskt.” Den starka innovationskulturen är också nyckeln till att hitta företagets framtida ledare, menar Russell. ”Vissa av de digitala omvandlingar vi har drivit igenom har varit till enormt stor hjälp för att locka till oss den typ av duktiga medarbetare vi vill ha här på Arup. Människor som vill mer och som inte bara accepterar hur vi gör saker och ting just nu är alltid de bästa och de strävar efter att pröva något nytt.”
