För styrelsen i en bostadsrättsförening går det att underlätta mycket av arbetet.

– Med iCoordinator erbjuder vi en lösning som gör det enkelt att dela dokument på ett bra och billigt sätt, säger Lars Bergqvist, CSO på Designtech Solutions.

 System för dokumenthantering

Designtech Solutions AB i Luleå har specialiserat sig på dokumenthantering. Tack vare sin specialkompetens har företaget utvecklat den egna molnbaserade teknikplattformen iCoordinator, ett system som gör det möjligt att enkelt och effektivt hantera dokument och den samverkan som det ofta innebär.

Ny edition av Icoordinator

Nu finns en särskild edition som kallas iCoordinator Förening, anpassad för bland annat de cirka 20 000 bostadsrättsföreningar som finns i Sverige.

Tack vare den editionen kan styrelsen i en förening sköta mycket av arbetet på ett enklare och mer effektivt sätt, till en låg månadskostnad.

– Papper som man sätter in i pärmar är nog fortfarande den enda lagringsmetoden för många föreningar. Tidigare har det inte funnits andra alternativ – men det finns de nu med iCoordinator, säger Lars Bergqvist.

Systemets fördelar är många

Han menar att det underlättar det alla eftersträvar, alltså ordning och reda och gör det lättare för alla i styrelsen att dela dokument.

– Med nuvarande bestämmelser får inte en ordförande mejla ut vilka uppgifter som helst till de övriga i styrelsen, påpekar Bergqvist, kreditupplysningar om nya hyresgäster och andra viktiga personuppgifter till exempel. I vårt system finns allt det tillgängligt för alla med behörighet att ta del av samtidigt.

Det finns många funktioner i systemet och det går att anpassa strukturen med foldrar och dokument efter föreningens behov.

Man kan anpassa systemet som man vill, så att det verkligen passar den egna verksamheten. Man kan mejla in fakturor, protokoll, andra dokument och filer direkt in i systemet. Filer kan redigeras lokalt och ändringar lagras direkt i molnet. Systemet är flexibelt och passar alla.

Möter framtidens behov

Att ha allting samlat på ett överskådligt sätt och med materialet lättillgängligt för alla berörda gör det lättare att jobba effektivt tillsammans. Inte minst det senaste året har det visat sig hur viktigt det behovet är – och det lär inte minska, menar Lars Bergqvist:

– Vi är ju rent allmänt inne i en stark digitaliseringsperiod, inte bara här i Sverige. Framför allt under pandemin har det blivit tydligt att vi behöver och kan ha också digitala möten, säger han.

Icoordinator Förening

I den edition som heter iCoordinator Förening ingår en arbetsyta, behörighet för fem verksamma vid föreningens kansli, plus så många medlemmar som man önskar. Det ingår även en app, via vilken man alltid har tillgång till alla dokument.

Underlättar föreningsarbetet

Systemet gör det också möjligt att förbättra annat som är viktigt i all föreningsverksamhet: delaktighet och demokrati, engagemang och gemenskap.

Dessutom kan ett rationellt digitalt system i bästa fall bidra till att underlätta framtida nyrekryteringar till föreningarna.

– Unga människor förväntar sig nog alltmer att man jobbar med digital hantering av dokument och annat material, avslutar Lars Bergqvist.

Mer utförlig information finns att ta del av på www.iCoordinator.com.

 Hans Olov Ohlson