Arup består av fler än 14 000 specialister som arbetar i fler än 90 yrkesroller i över 34 länder. I Australasien har Arups medarbetare olika bakgrunder, färdigheter och yrkesroller. De är fördelade på 12 kontor och arbetar med projekt över hela Australien, Nya Zeeland, Singapore, Indonesien och Malaysia.

– Arups första stora projekt i Sydney var operahuset. Det var därför vi kom till Australien, förklarar Arups Senior Technician Ben Taylor. Utöver att ha uppmärksammats globalt för sin design och strukturella estetik är projektet även ett typexempel på Arups engagemang för digital design eftersom det var ett av de första projekten någonsin där man använde datorer för att modellera segelstrukturerna.

– Vi var banbrytande med att använda modelleringsprogramvara som många andra företag inte skulle ha provat på projekt som det, eftersom det är för riskabelt eller inte ses som lönsamt nog. Men just det är något vi är stolta över – att göra det andra inte klarar.

Övergången från manuellt till digitalt

Arup satsar på att använda teknik för projektleverans och företaget började undersöka sätt att digitalisera manuella processer för effektivitet, kvalitet, riskminskning och standardisering som omfattade flera kontor och projekt.

– Det ursprungliga problemet vi hade inom transportteamet var att vi behövde ett sätt att digitalisera processen för markeringsgranskning och dokumentera de här processerna på ett sätt som inte krävde papper, säger Russell Bunn, Regional CAD Lead för Arups team för transport, miljö och resurser i Australasian. Vissa projektet medförde även problem för Arup vad gällde kvaliteten på ritningar och inskannade filer av färdigställda byggnader.

– Mycket av det vi gör innebär att titta på ritningar av befintliga byggnader i den stad som Arup har arbetat i. Så vi har massor av gamla planer. De är inte i CAD-format eller liknande, utan har helt enkelt tagits från förvaringsskåpet och skannats in. Så de är av väldigt låg kvalitet, förklarar nyutexaminerde Arup-medarbetaren Henna Chapman.

– Med Bluebeam kan jag skala från de här inskannade filerna av låg kvalitet och göra markeringar i dem.

Frustrationen över bristen på kvalitet och konsekvens hos både markeringarna och själva ritningarna var tillräckligt för att Arup skulle känna sig manade att implementera Revu. Efter att ha laddat ner en testversion av Revu såg James Cannam, Arups Mechanical Building Services Engineer, snabbt värdet med att implementera det.

– Vi får massor av ritningar som PDF:er från arkitekterna och att snabbt kunna mäta områden, sträckor och länkar är verkligen väsentligt för oss. Att snabbt kunna ta den informationen och göra markeringar och mätningar gör stor skillnad. Exaktheten hos skalorna i Revu är lika viktigt för Henna.

– Det upprätthåller skalan och det är anledningen till att jag knappt använder någon annan markeringsprogramvara längre. Du kan kalibrera linjalen i Bluebeam och skala allt utifrån den. De kraftfulla PDF-funktionerna i Revu löste många av kvalitetsproblemen med ritningarna och de inskannade filerna av färdigställda ritningar och de började dessutom påverka de andra aspekterna av samgranskningsprocessen. – Revu har avsevärt minskat den tid jag lägger på att kontrollera och manuellt granska varje sida, säger Ben. – Det har också varit avgörande när jag granskar andra projekt eller kunders arbete som jag inte har en direkt koppling till, eftersom det hjälper mig att automatiskt filtrera dem och leta efter det jag verkligen behöver. Det gäller även en enskild process som att få en arkitekts planer, göra markeringar i dem i Bluebeam [Revu], och sedan kopiera och klistra in markeringarna i de nya planerna som kommit in, i stället för att göra om arbetet igen. Vi räknade på det under den första tiden och det visade sig att [Revu] betalade för sig själv på ett par månader. Det har också gjort mitt liv mycket enklare vad gäller hur jag producerar och redigerar de PDF:er som jag behöver arbeta med.

Fördelarna med att digitalisera processerna hos Arups standarder och manualer har blivit tydliga inte bara för projektleveransen, utan också i pappersbesparingen och medarbetarnas engagemang.

– Innan Revu såg det ungefär ut så att vi fick PDF:en från arkitekten, skrev ut den, gjorde markeringar med röd penna, skannade in dem och skickade tillbaka dem. Nu behöver vi inte skriva ut en PDF som ett fysiskt dokument, vi kan göra allt digitalt, säger Russell. Revu har verkligen hjälpt oss att gå mot ett papperslöst kontor.

 

Minskningen av pappersförbrukningen och de kostnader som var kopplade till den var en extra fördel som den nya processen medförde, men det verkligt påtagliga värdet handlade om förbättringen av samarbetet.

– Det är när medarbetarna ska agera utifrån markeringarna som vi gör effektivitetsvinster. Att kunna gå in och ändra texten och mäta en markering var de kraftfulla funktioner som övertygade oss. Och därifrån fortsatte vi bara att upptäcka fler funktioner som verkligen förbättrar våra arbetsflöden. Det är inte bara ett PDF-verktyg.

 

Fortsättning följer.