Så skapar du en trygg lösning för signering och lagring av avtal
En juridiskt hållbar digital signering av dokument med BankID och en säker lagring av dokumenten efter undertecknande ger en effektiv signeringsprocess
Introduktion
De senaste åren har intresset och behovet av lösningar för digital signering av dokument formligen exploderat. Den allmänna digitaliseringstrenden och behovet av decentraliserade lösningar som pandemin skapat har drivit på utvecklingen.
Olika dokumenttyper som anställningsavtal, kundavtal, leverantörsavtal, årsredovisningar och protokoll signeras i allt högre utsträckning digitalt vilket har skapat ett ökat behov av att signerings- och lagringsprocessen utförs på ett tryggt och kostnadseffektivt sätt.
Vanliga frågor är:
• Kan vi signera B2B-dokument med BankID?
• Vad gör vi med dokumenten när de är signerade och ska långtidslagras?
• Måste vi betala för alla som skall använda signeringslösningen?
Vad innebär en trygg signering och lagring av dokument?
Ordet trygg innebär självfallet olika saker för olika människor men när det gäller själva signeringen av filer är vår erfarenhet att de flesta eftersträvar en trygghet i nivå med övriga e-tjänster som man är van att använda i samhället. Detta innebär också att man förväntar sig, och vill använda, den metod som är mest accepterad, d.v.s. BankID.
Med Visma Addo är det snabbt och enkelt att signera sina anställningsavtal, kundavtal, leverantörsavtal, årsredovisningar och protokoll med BankID. Alla parter kan ta del av ett ID-nummer för respektive persons signering i de signerade PDF-filer som skickas ut. Signaturen går dessutom att verifiera vid behov.
När dokumenten väl signerats finns ofta ett behov av att även lagringen av de signerade dokumenten skall kunna ske på ett säkert sätt med versionshantering samt vara åtkomliga av alla berörda över tid med en kraftfull behörighetskontroll. Det är här dokumenthanteringssystemet iCoordinator kommer in i bilden.
Med iCoordinator som bas i filhanteringen kan alla signerade dokument från Visma Addo automatiskt lagras iCoordinator när signeringen är klar.
Detta behöver du
För att skapa en trygg lösning för signering och lagring av avtal erbjuder Designtech en kombinationslösning av signeringslösningen Visma Addo och iCoordinator.
Visma Addo erbjuds i tre olika grundabonnemang: Basic, Standard och Premium. Inom dessa köps den förbrukning av krediter som behövs för den volym dokument som behöver signeras per månad. Krediterna är ett slags frimärke som används för att betala varje signering. En enorm fördel med detta system är att det inte finns några kostnader kopplade till olika användare utan alla som behöver signera dokument kan läggas upp som användare.
Till abonnemangen Standard och Premium skickar Designtech med editionen iCoordinator Kundportal med 3 respektive 10 interna användare och fritt antal externa användare för att dela filer med sina kunder, leverantörer och samarbetspartners.
Vi hjälper dig
Kontakta oss på Designtech så hjälper vi dig att visa de olika produkterna och hur de fungerar tillsammans. Vi hjälper dig även att prova lösningen i sin helhet utan kostnad om du så skulle önska.
Av Patrik Svanerud
Om Visma Addo
Visma Addo är en skandinavisk utvecklad lösning som erbjuder högsta säkerhet inom teknik, identifiering, juridisk giltighet och behandling av personuppgifter i enlighet med rådande lagstiftning. Visma Addos molntjänster driftas i skandinaviska datacenter.Signeringsmetoder som stöds är bl.a.: Ok-knapp, pekskärm, godkänd, BankID, Norsk BankID, NemnID, Tupas, SITHS, Vidua och Freja
Om iCoordinator
iCoordinator är en molnbaserad lösning från Designtech Solutions för säker lagring och enkel delning av dokument för organisationer, företag och projekt som möter olika användares krav på samarbete och mobil access med möjlighet till kraftfull behörighetsstyrning, dokumentvisning och prenumeration på ändringar.
Om Designtech Solutions AB
Designtech Solutions AB är ett IT-bolag som grundades 1999 med egna produkter för dokument- och projekthantering. De egna produkterna går under varumärkena iCoordinator och ProjectCoordinator och vi är även återförsäljare av Visma Addo för digital signering. Våra kunder återfinns såväl inom privat som offentlig sektor.
